При работе между Казахстаном и Россией или Беларусью компании ежедневно обмениваются десятками документов: договорами, счетами, актами, накладными и транспортными документами.
При бумажном процессе каждый документ проходит длинный путь: подготовка, печать, подписание, отправка курьером, ожидание доставки и возврата подписанного экземпляра.
Для международного бизнеса это означает дополнительные расходы, задержки и постоянный контроль статусов.
Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) позволяет компаниям из разных стран обмениваться юридически значимыми электронными документами быстро и безопасно — без отправки бумажных оригиналов.
Что такое “ТЭДО” простыми словами?
ТЭДО – это электронный обмен документами между компаниями из разных стран через связанных операторов электронного документооборота.
Например, казахстанская компания может отправить договор российскому партнеру в электронном виде:
- подписать документ своей ЭЦП;
- передать его через оператора ТЭДО;
- получить подтверждение доставки;
- дождаться ответной подписи партнера.
При этом компании работают в привычных для своих стран системах, а взаимодействие между ними обеспечивается инфраструктурой трансграничного обмена.
МетаЭра помогает компаниям организовать обмен документами между Казахстаном и странами ЕАЭС через подключение к инфраструктуре ТЭДО.
Как проходит путь одного документа через платформу МетаЭра
Рассмотрим пример: компания из Казахстана отправляет договор партнеру в России.
1. Создание документа
Документ формируется в личном кабинете ЭДО.
2. Подписание ЭЦП
Ответственный сотрудник подписывает документ электронной цифровой подписью.
ЭЦП подтверждает:
- кто подписал документ;
- что данные не были изменены после подписания;
- действительность подписи.
3. Передача через ТЭДО
Документ отправляется партнеру через оператора электронного документооборота.
При трансграничном обмене важную роль играет инфраструктура доверия между странами – доверенные третьи стороны (ДТС).
Они помогают подтвердить, что электронная подпись другой страны является действительной, а документ можно считать подписанным именно указанным участником.
4. Получение и подписание партнером
Партнер получает документ в своей системе ЭДО, проверяет подпись и подписывает его своей ЭЦП.
Обе стороны получают историю обмена и подтверждение статуса документа.
Вместо дней ожидания доставки бумаги весь процесс занимает минуты.
Читайте также: “Бизнес без границ: МетаЭра и Контур настроили трансграничный электронный документооборот между Казахстаном и Россией”.
Бумага vs цифра: где бизнес экономит
При отправке документов между странами компания оплачивает не только доставку.
В стоимость бумажного процесса входят:
- печать и расходные материалы;
- время сотрудников на подготовку и контроль;
- международная доставка;
- ожидание возврата подписанных документов;
- риск потери или задержки оригиналов.
При использовании ТЭДО компания сокращает ручные операции, исключает расходы на физическую пересылку и получает прозрачный контроль статусов документов. Подробнее в статье.
Какие документы можно обменивать через ТЭДО
Через трансграничный ЭДО компании могут передавать:
- договоры и дополнительные соглашения;
- счета и счета-фактуры;
- акты выполненных работ;
- накладные и транспортные документы;
- акты сверки;
- иные документы
Для компаний, работающих с зарубежными партнерами, это позволяет ускорить оформление сделок, поставок и расчетов.
Как подключиться к ТЭДО через МетаЭра
Переход на трансграничный ЭДО не требует сложной перестройки процессов.
Компания:
- Определяет партнеров для электронного обмена.
- Подключается к платформе ТЭДО.
- Настраивает взаимодействие с контрагентами.
- Начинает отправлять и получать документы в цифровом формате.
МетаЭра помогает компаниям Казахстана организовать трансграничный обмен документами с партнерами из России, Беларуси.
Хотите понять, как ТЭДО может работать в ваших процессах? Оставьте заявку на консультацию.
- ЭЦП и ДТС: как работает доверие в трансграничном электронном документообороте ЕАЭС
- ТЭДО за пару минут: как работает трансграничный электронный документооборот между Казахстаном и Россией, Беларусью
- Стоимость услуг ВЭД: как сократить затраты с помощью трансграничного ЭДО
- Проверка контрагента по БИН, ИНН и УНП за 3 минуты: быстрый анализ надежности компании
- 5 преимуществ перехода с бумаги на ТЭДО в работе с зарубежными партнерами
